Information zur Verarbeitung personenbezogener Daten

beim Hap-Ki-Do Club Oelde e.V.

(gilt für alle Abteilungen)

Sehr geehrtes Mitglied, Sehr geehrte Erziehungsberechtigten,

hiermit möchten wir Ihnen gegenüber unserer Informationspflicht nach Artikel 13 & 14 DSGVO zur Verarbeitung von personenbezogenen Daten nachkommen. Daten verarbeiten wir in Form von Akten (Papierform) und digital. Im Folgenden informieren wir Sie über den Zweck und rechtliche Grundlage, auf welcher wir Ihre personenbezogenen Daten erheben und verarbeiten, an wen wir diese Daten weitergeben, wie lange wir Ihre Daten speichern und welche Rechte Sie in Bezug auf Ihre von uns verarbeiteten personenbezogenen Daten haben. Entsprechend Art. 14 DSGVO informieren wir Sie auch über personenbezogenen Daten, welche wir von anderen Stellen erhalten.

Für Rückfragen stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung.

  1. Name und Kontaktdaten der verantwortlichen Stelle sowie gegeben falls seiner Vertreter i.S.d. DSGVO

Die Verantwortung für sämtliche Verarbeitung von personenbezogenen Daten und die Einhaltung der Vorgaben zum Datenschutz in unserem Verein liegt bei der/dem 1. Vorsitzenden.

Entsprechende Kontaktdaten sind der Datenschutzerklärung auf

https://www.hapkido-oelde.de

zu entnehmen.

  1. Zwecke für die personenbezogenen Daten verarbeitet (bzw. erhoben und genutzt) werden:
    1. Mitgliedschaft Hap-Ki-Do Club Oelde e.V.: Personenbezogenen Daten werden für die Durchführung des Mitgliedschaftsverhältnisses im Hap-Ki-Do Club Oelde e.V. verarbeitet
      • Verwaltung von Mitgliedsdaten im Mitgliederverzeichnis
      • Durchführung und Dokumentation von Prüfungen
      • Durchführung und Dokumentation von Turnieren
      • Einladung zu Versammlungen und Veranstaltungen
      • Beitragseinzug
      • nachkommen von Informationspflichten
      • Beratung der Mitglieder zur Erfüllung des Mitgliedschaftsverhältnisses und des Satzungszweckes.

Die hierfür benötigten personenbezogenen Daten werden bei der Anmeldung als Mitglied erhoben. Die Erhebung erfolgt durch Ausfüllen des „Antrag zur Aufnahme in den Hap-Ki-Do Club Oelde e.V.“ oder durch Vereinsspezifische Anmeldungen in Papierform (z.B. Turniere, Freizeitfahrten, Ausbildung usw.).

  1. Newsletter: Personenbezogene Daten werden im Zusammenhang mit der Versendung von Newslettern mit Neuigkeiten aus und über den Verein, der Abteilung oder jeweiligen Sportart an Mitglieder verarbeitet. Weitergehende Informationen zum Newsletter finden sich in der Datenschutzerklärung.
  2. Wettbewerb: Personenbezogene Daten werden im Zusammenhang mit sportlichen Ereignissen einschließlich der Berichterstattung hierüber auf der Internetseite der jeweiligen Abteilungen (www.hapkido-oelde.de oder www.judo-oelde.de) bzw. auf der Internetseite der jeweiligen Verbände, in Sozialen Medien (Facebook, Twitter, Youtube, Instagram) veröffentlicht und an lokale, regionale und überregionale Printmedien übermittelt. Diese Daten werden von den Mitgliedern oder den Abteilungen zur Verfügung gestellt und im Zuge des sportlichen Ereignisses verwendet (z.B. Turniere, Preisverleihungen).
  3. Kontakt: Personenbezogene Daten werden im Zusammenhang mit der Kontaktaufnahme (persönlich, telefonisch, schriftlich und auch elektronisch wie E-Mail, Internetseiten, sozialen Medien etc.) verarbeitet. Dabei tritt das Mitglied mit dem Hap-Ki-Do Club Oelde e.V. in Kontakt, meist in Verbindung mit einem konkreten Anliegen (z.B. Trainingsanfragen, Sportartspezifische Fachfrage etc.).
  4. Rechtsgrundlagen auf Grund derer die Verarbeitung erfolgt:

Die Verarbeitung der personenbezogenen Daten gemäß Ziffer 2 a-c erfolgt in der Regel aufgrund der Erforderlichkeit zur Erfüllung eines Vertrages gemäß Artikel 6 Abs. 1 lit. b) DSGVO. Bei den Vertragsverhältnissen handelt es sich in erster Linie um das Mitgliedschaftsverhältnis im Hap-Ki-Do Club Oelde e.V.

Die Verarbeitung personenbezogener Daten gemäß Ziffer 2 d. erfolgt ebenfalls gemäß Artikel 6 Abs. 1 lit. b) DSGVO aufgrund eines Antrages des Betroffenen/der Betroffenen.

Werden personenbezogene Daten erhoben, ohne dass die Verarbeitung zur Erfüllung eines Vertrages erforderlich ist, erfolgt die Verarbeitung aufgrund einer Einwilligung nach Artikel 6 Abs. 1 lit. a) in Verbindung mit Artikel 7 DSGVO.

Die Veröffentlichung personenbezogener Daten im Internet oder in lokalen, regionalen oder überregionalen Printmedien gemäß Ziffer 2 a. erfolgt zur Wahrung berechtigter Interessen des Hap-Ki-Do Club Oelde e.V. (vgl. Artikel 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO). Das berechtigte Interesse des Hap-Ki-Do Club Oelde e.V. besteht in der Information der Öffentlichkeit durch Berichtserstattung über die Aktivitäten im Vereinssport und der Verbände und somit in der Erfüllung des Verbandszweckes „Pflege und die Interessenvertretung des Sports“. In diesem Rahmen werden personenbezogene Daten einschließlich von Bildern der Teilnehmer zum Beispiel im Rahmen der Berichterstattung über sportliche Ereignisse veröffentlicht.

Zudem werden personenbezogene Daten ggf. aufgrund von rechtlichen Verpflichtungen gemäß Artikel 6 Abs. 1 lit. c) DSGVO (z. B. Steuergesetze) oder ggf. im öffentlichen Interesse gemäß Art. 6 Abs. 1 lit e) DSGVO verarbeitet.

  1. Die Empfänger oder Kategorien von Empfängern der personenbezogenen Daten:

Innerhalb des Hap-Ki-Do Club Oelde e.V. erhalten diejenigen Stellen Zugriff auf die personenbezogenen Daten von 2 a, die diese zur Erfüllung der vertraglichen und gesetzlichen Pflichten brauchen. Auch zu diesen Zwecken eingesetzte Dienstleister und Erfüllungsgehilfen können Zugriff auf die Daten erhalten, sofern diese unsere datenschutzrechtlichen Weisungen wahren. Dies trifft beispielsweise auf den postalischen Versand von Einladungen und Mitgliederinformation, der Mitgliedsausweise oder die Zustellung von Fachzeitschriften zu.

Darüber hinaus können personenbezogene Daten an folgende Stellen weitergegeben werden, sofern dies zur Organisation/Durchführung des Mitgliedschaftsverhältnisses erforderlich ist:

Personenbezogene Daten nach Ziffer 2 a, werden zur Vorbereitung und Durchführung von Fahrten, Prüfungen, Turnieren und Lehrgängen an Veranstalter weitergeben, die diese durchführen. Dies betrifft in der Regel nur die Datenkategorien Name, Vorname, Geburtsdatum und ggf. eine Erreichbarkeit für Detailabsprachen vor Ort.

Personenbezogene Daten nach Ziffer 2 b. werden zur Versendung des Newsletters weitergegeben bzw. auf den entsprechenden Servern gespeichert. Das betrifft in jedem Fall EMail-Adresse und Protokollierung der Anmeldung mit Datum, Uhrzeit und IP-Adresse. Weitere Informationen finden sich in der Datenschutzerklärung.

Darüber hinaus findet eine Weitergabe von Daten nur dann statt, wenn eine gesetzliche Verpflichtung oder ein öffentliches Interesse dazu besteht.

  1. Die Dauer, für die die personenbezogenen Daten gespeichert werden:

Die personenbezogenen Daten gemäß Ziffer 2 a werden für die Dauer der Mitgliedschaft gespeichert. Mit Beendigung der Mitgliedschaft werden die Datenkategorien gemäß den gesetzlichen Aufbewahrungsfristen vorgehalten und dann gelöscht. In der Zeit zwischen Beendigung der Mitgliedschaft und der Löschung wird die Verarbeitung dieser Daten eingeschränkt.

Die personenbezogenen Daten, die gemäß Ziffer 2 b erhoben wurden, werden mit Abmeldung des Newsletters gelöscht.

Bestimmte personenbezogene Datenkategorien, z.B. gemäß Ziffer 2 c, werden zum Zweck der Verbandschronik im Verbandsarchiv gespeichert. Hierbei handelt es sich in der Regel um die Kategorien Vorname, Nachname, Vereinszugehörigkeit, Zugehörigkeit zu einer Mannschaft, besondere sportliche Erfolge oder Ereignisse, an denen die betroffene Person mitgewirkt hat. Dies können auch Bilderzeugnisse sein. Der Speicherung liegt ein berechtigtes Interesse des Hap-Ki-Do Club Oelde e.V. an der zeitgeschichtlichen Dokumentation von Sportlichen Ereignissen und Erfolgen und der jeweiligen Zusammensetzung der Mannschaften sowie der Verbandshistorie zugrunde.

Die personenbezogenen Daten gemäß Ziffer 2 d werden nur zur Administration des Kontakts, also beispielsweise zur Beantwortung einer konkreten Fachfrage erhoben und nach einem Jahr gelöscht.

Alle anderen personenbezogenen Daten werden gelöscht, wenn die Zweckbindung entfallen ist, sofern nicht andere gesetzliche Aufbewahrungsfristen dagegenstehen.

  1. Der betroffenen Person stehen unter den in den Artikeln jeweils genannten Voraussetzungen die nachfolgenden Rechte zu:

das Recht auf Auskunft über die bei der verantwortlichen Stelle gespeicherten personenbezogenen Daten nach Artikel 15 DSGVO,

  • Verarbeitungszwecke
  • Kategorien personenbezogener Daten, die verarbeitet werden
  • Empfänger oder Kategorien von Empfängern, denen die personenbezogenen Daten offengelegt werden, insbesondere Drittländer
  • soweit möglich über die geplante Speicherdauer, ansonsten Kriterien für die Festlegung der Dauer
  • Informationen über die Rechte auf Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung
  • sowie über ein Widerspruchsrecht gegen die Verarbeitung
  • über das Beschwerderecht bei der Aufsichtsbehörde
  • über die Herkunft der Daten, soweit diese nicht von der betroffenen Person selbst erhoben wurden
  • soweit zutreffend über das Bestehen einer automatisierten Entscheidungsfindung einschließlich Profiling
  • wenn Übermittlung an Drittländer/internationale Organisation, dann Unterrichtung über die geeigneten Garantien gemäß Art. 46
  1. Die Quelle, aus der die personenbezogenen Daten stammen:

Die personenbezogenen Daten werden grundsätzlich im Rahmen

  • des Erwerbs der Mitgliedschaft,
  • des Erwerbs von Serviceleistungen,
  • der Teilnahme an Sportveranstaltungen,
  • der Teilnahme an Lehrgängen,
  • der Beantragung von Leistungen,
  • der allgemeinen Kontaktaufnahme,
  • der Annahme eines Ehrenamtes

erhoben.

  1. Pflicht zur Bereitstellung von personenbezogenen Daten und Folgen bei Nichtbereitstellung oder Löschungsverlangen:

Im Rahmen einer Geschäftsbeziehung (z. B. Mitgliedschaft, Antrag oder Vertrag) müssen diejenigen personenbezogenen Daten bereitgestellt werden, die zur Durchführung dieser Geschäftsbeziehung und zur Erfüllung der damit verbundenen vertraglichen Pflichten erforderlich sind oder zu deren Erhebung der Hap-Ki-Do Club Oelde e.V. gesetzlich verpflichtet ist. Ohne die Angabe der entsprechenden Daten (z. B. im Antragsformular für eine Mitgliedschaft, Sport- oder Lehrveranstaltung oder Befähigungsnachweisen) oder bei einem Widerruf der Einwilligung zur Verarbeitung dieser Daten kann der Hap-Ki-Do Club Oelde e.V. die beantragte Leistung nicht erbringen bzw. muss die angestrebte Geschäftsbeziehung ggf. verwehren.

Ende der Informationspflicht

Stand: Dezember 2018

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